交渉による債権回収【催告と貸倒処理・税務調査の対応】

内容証明郵便

内容証明郵便とは、郵便物の内容と差出し日付を日本郵便株式会社が証明する制度です。

効果

（１）心理的圧力

内容証明郵便は、形式が定められており、特有の利用条件もあるため、見た目が通常の郵便と異なります。
訴訟においては、相手方に提出した文書の内容について、有力な証拠となることから訴訟提起も辞さない意向を有していることが相手に伝わり、心理的圧力を加える効果があるといえます。
電話、手紙、直接訪問等の方法による支払請求をしても相手が応じないような場合は、効果が期待できます。

（２）証拠保全

通常の郵便であれば、差出人の手元には文書が残りませんので、どのような郵便を差出したか否かを第三者に証明することは困難となります。
一方、内容証明郵便であれば、差出した郵便と同一内容の謄本に、いつ差出されたのかを証明する文言が日本郵便株式会社によって記載され、差出人の手元に残ります。
したがって、この謄本によって、いつ、どのような内容の郵便を差出したのかを証明することができます。

（３）配達証明

内容証明郵便に「配達証明」をつけることによって相手へ郵便物が到達したこととその日付けを証明することができます。
法律上、相手への意思表示は到達時点を原則とするため、到達したことを証明する必要があります。
相手方が郵便物など届いてない、知らない、など受取を争った場合に備えて配達証明付きで差出すことで到達を証明できます。

内容証明郵便の形式

（１）用紙

手書きの場合は内容証明郵便専用の用紙を使います。
パソコンなどで作成することもできますが、一枚あたりの字数制限に従い作成しなければなりません。
用紙に特に制限はありませんが、5年間の保存期間があることから、長期保存に適さない感熱紙などは謄本に使えません。

（２）書式

縦書きの場合は一行20字以内、一枚26行以内と定められています。横書きでも作成可能です。句読点も一字として数えます。
行の末尾に句読点や括弧が来る場合は、通常の文章と異なり、次の行の先頭に書きます。
文書の長さに制限はありませんが、内容証明郵便物を差し出す場合の加算料金は一枚当たりの料金が設定されているので、枚数によって料金が上がります。文書以外のもの（図面、返信用封筒等）は同封できません。

（３）使用文字

使用できる文字は下記のとおりです 。
・ 仮名
・ 漢字
・ 数字（算用数字及び漢数字）
・ 英字（固有名詞に限る）
・ 括弧
・ 句読点
・ その他の一般に記号として使用されるもの

（４）文字の数え方

文字は、濁点及び半濁点についても一文字と数えます。記号も一文字として数えます。
ただし、括弧は上下一組で一文字とします。上括弧の属する文字の行の字数に算入します。
文字や数字を丸や四角で囲んだものは枠を１文字と数えます。
ただし、文中の序列を示す文字として使用されている場合は全体として1文字として数えます。　

（５）訂正・契印

訂正・挿入・削除がある場合は、訂正等が読みうるように元の字体を残し、余白に字数、箇所を記載し、差出人の印を押印します。
文書が2枚以上にわたる場合は、綴り目に契印を押します。
契印とは、文書の抜き取りや差し替えを防ぐために押印されるものです。
謄本のつづり目に押印する印章は、差出人の印章に限られます。
ただし、差出人が1名のみの場合（複数でない場合）は、差出人の印章に代えて、「契印」等つづり目を明確に示すことができる印章を用いることが認められています。

（６）住所氏名

郵便物の差出人及び受取人の住所氏名を文書の末尾余白に付記します。
ただし、その住所氏名が内容文書に記載されたものと同一であるときは、原則として、その記載を省略することができます。

（７）作成例

内容証明郵便による催告の例： 横書き20字、26行

差出し方法

（１）準備するもの

内容証明郵便は全ての郵便局で取扱いがあるとは限らないため、取扱いのある郵便局であることを確認して、差出します。
上記のとおり作成した文書を３通作成し、それぞれ押印します。
３通の用途は下記の通りです。

上記に加え、送付用の封筒、郵便料金、不備があった場合は訂正印が必要となるので印鑑、を準備します。

（２）手続き

郵便局窓口で差出す際、郵便局員が文書の内容を確認し、

「この郵便物は令和〇年〇月〇日第〇〇号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します。日本郵便株式会社」

というスタンプを押し、受け付けた日時のスタンプを押します。
内容証明郵便は、「一般書留」で送付します。「書留郵便物受領証」の用紙に差出人住所氏名、受取人の氏名を記入し、窓口に提出します。スタンプ済のものを受け取り、保管します。
配達されたこと及びその日付を証明できるようにするためには、「配達証明付き」で差出すことが必要です。
後日、受取人の氏名・書留の引受番号・届けた郵便局、日付の入った印が押されたはがきが差出人に届きます。証拠書面となるため、争いに備えて保管しましょう 。

（３）料金（令和６年１０月１日現在）

内容証明郵便は、通常の郵便料金に加えて、文書1枚ごとに内容証明郵便加算料金が設定されています。
1枚目は480円、2枚目以降は290円づつ加算されます。
さらに、一般書留料金（480円から）が発生し、
配達証明を希望する場合は配達証明料金（350円）が発生します。

（４）まとめ

差出し手続が終了し、無事、内容証明郵便が受取人に受領されたのであれば、下記書類が手元に残ります。
訴訟に備えて有力な証拠となるため、紛失しないよう保管しましょう 。

• 内容証明郵便文書（差出人の手元保存用）1通
  
• 書留郵便物受領証
  
• 配達証明書
  

電子内容証明郵便（「e内容証明」）

インターネットを通じて内容証明郵便を差出すことも可能です。
ワードで作成した文書を日本郵便株式会社の専用ウェブサイトにアップロードすると、内容証明文書を日本郵便において印刷・照合・封入封かんし、内容証明郵便として発送されます。
受取人には文書の正本が一般書留で配達され、差出人宛てに謄本が送付されるしくみです。
差出しの時点は、「差出」のボタンを押した時点の日付となります。
電子内容証明郵便として定められた書式を利用しなければならない、予め利用者の登録が必要となるなど一定の制約はありますが、24時間いつでも差出し可能、封筒や用紙の準備が不用、郵便局に出向く手間がない、などのメリットがあります。

内容証明郵便が届かなかった場合

内容証明郵便は債務者に対する確実な連絡方法として利用されていますが、届かない場合もあります。
その理由としては、受取人が不在である、受取人が受取を拒絶している、配達されなかった場合等が考えられます。　

（１）受取人不在

受取人が不在である場合は、不在配達通知書が届けられ、留置期間中に受領が試みられます。
留置期間（原則として七日間）を経過すると郵便物は差出人に返還されます。
ただし、留置期間中であれば差出人から再配達を依頼することもできます。

（２）受取拒絶

受取人は郵便の受取を拒絶することができます。
内容証明郵便は一般書留で配達されるため郵便受けに投函されることはなく、受取人のサインまたは押印によって受取の確認がなければ配達されることはありません。
受取人が在宅であってもサイン押印を拒否することによって受取を拒絶している場合は配達されず、郵便物は差出人に返還されます。
この場合には、「受取拒否」という理由が付記され、返還されます。

（３）その他の理由で配達されなかった場合

住所に誤りがある場合又は受取人が届出なしに転居しているような場合は配達されず差出人に返還されます。この場合には、「あて所に尋ねあらず」または「転居先不明」という理由になります。こうした場合は、所在不明の証拠書類になり、後述する公示送達のための必要書類になり得るため、返還物を保管しておきましょう。

郵便が届かなかった場合の対処

（１）民法上の原則

内容証明郵便を使う主な理由は、相手方から「支払い請求を受けてない」「どの債権についての請求であるのかわからなかった」などの言い逃れを封じる点にあります。内容証明郵便であれば、文書の内容において債権を特定し支払を請求すれば、内容を含めて相手に請求した事実が証明できるため、強力な証拠となり得るのです。
民法上、意思表示は相手に到達した時点ではじめて効力を生じるとすることが原則であるため（民法97条1項）、催告を単に発信しただけでは足りず、相手に到達することが必要です。
「到達」といえるためには、相手が実際に意思表示を了知することまでは要求されておらず、了知可能性があればよいとされています。
具体的には、相手方の勢力範囲内に置かれること、例えば郵便受箱への投函でも足りるとされています 。

内容証明郵便は郵便受箱に投函されず受取人の受領を要するため、受取拒絶されると「到達」したといえるかが問題となります。
判例は、内容証明郵便に意思表示が含まれていることが十分に推知することができ、かつ、内容証明郵便を容易に受領することができた場合は遅くとも留置期間が満了した時点で到達したといえる、としています。
また、改正民法は「正当な理由なく」「到達することを妨げたとき」は到達すべきときに到達したとみなす、と規定しています（97条2項）。
したがって、判例のように債務者が言い逃れのために内容証明郵便の受取を拒絶している場合は、留置期間の満了をもって「到達」したと認められる可能性が高いといえます。

（２）公示送達

受取人が受領拒絶をしているのではなく、宛先の住所に所在していないため郵便物が届かなかった場合には代替の送達方法が必要となります。
公示送達とは、当事者の住所、居所その他送達をすべき場所が不明である場合など、書類を実際に到達させることが不可能な場合に、一定の公示手続を執り、公示後一定期間が経過したときは、送達の効力が生ずることとする制度〈民事訴訟法110条〉です 。
公示送達の流れとしては、まず、裁判所ＨＰに記載されている公示送達に必要な書類を取寄せ、債務者の最後の住所を現実に調査して、調査報告書を作成します。その後、受取人の最後の住所地を管轄する簡易裁判所に対して、意思表示の公示を申立てることになります。その際には、戻ってきた郵便物も裁判所に提出することとなります。
そうすると、 裁判所は、公示送達の要件（※）を審査し、要件を満たすと判断した場合には、裁判所の掲示板に文書を一定期間掲示し、併せて、官報に掲載するまたは市役所などの掲示板に掲示します。
2週間の掲示期間が経過した後に意思表示の到達が擬制されます。
申立ての際には住所、居所その他送達すべき場所が知れない場合であることを主張しなければなりませんが、受取人への郵便が「あて所に尋ねあらず」「転居先不明」として返還された場合は、これを証明する証拠となり得ます。
実務においては、申立てから意思表示の擬制まで3週間から1か月程度かかるため留意が必要です。

※公示送達の要件

以下のいずれかに該当することが公示送達の要件とされています。

貸倒処理の要件

内容証明郵便により債務者に催告することは、債権回収に向けて努力していることを示す行為の一つであるといえます。しかし、この段階で債権について貸倒損失として貸倒処理が認められることは多くありません。貸倒損失を計上できるのは債権が回収不能と認められる場合であり、法人税基本通達（以下「法基通」と略する。）に記載されている場合に限られます。
貸倒損失計上の要件は、法人税基本通達において下記の通り規定されています。

①の場合は法律上の貸倒れとされるものであり（※）、債務者に支払いの催告をした段階では、通常該当していることはないと思われるため、以下では、②③の場合のみを詳細にみます。
※　法律上の貸倒（金銭債権の切り捨て）

次に掲げるような事実に基づいて切り捨てられた金額は、その事実が生じた事業年度の損金の額に算入されます。

金銭債権の全額が回収不能となった場合

（１）要件

全額が回収不能とは、「債務者の資産状況、支払能力等からみてその全額が回収できないことが明らかになった場合」とされています。
「債務者の資産状況、支払能力等の債務者側の事情のみならず、債権回収に必要な労力、債権額と取立費用との比較衡量、債権回収を強行することによって生ずる他の債権者とのあつれきなどによる経営的損失等といった債権者側の事情、経済的環境等も踏まえ、社会通念に従って総合的に判断されるべきものである。」とされています 。

下記の通り、担保と保証については留意点があります。

要件に該当する場合は、債権の全額の回収ができないことが明らかになった事業年度に損金計上することができます。

売掛債権の特例

法人税基本通達９－６－３においては、二つの場合において貸倒処理が認められています。
期間の経過、又は回収額と取立費用の費用対効果に着目して判断をする規定となっています。

いずれかに該当する事実がある場合は、貸倒処理が認められることになります。該当事実が発生した事業年度に売掛債権の額から備忘価額（通常は1円とする）を控除した残額を貸倒として損金経理をすることができます。

参考：法人税基本通達

税務調査の準備

貸倒処理をして損失計上することで課税所得を減らすことができることになるため、恣意的な計上は排除されなければなりません。
貸倒れの要件は厳格に設けられており、損失計上をした場合には税務調査において確認されることになります。
税務調査に対応するためには、通達に定められた要件を満たしているか客観的な証拠書類を準備しておかなければなりません。
特に留意すべき点は下記です。

（１）経理処理

貸倒損失として税務上損金算 入するためには、損金経理をしたことが前提となっています。
したがって、経理処理を忘れず行います。

（２）日付の記録

回収不能となった日付、取引停止の日付、など具体的事実がいつ生じたのかについて客観的に分る経理記録を残します。

いつ損金経理を行い、いつの事業年度の損金経理が正しいのか、という観点から税務調査はなされます。
当該事由が発生した事業年度においてのみ損金処理が認められるため、失念したからといって翌事業年度に処理することは認められませんので注意が必要です。

（３）備忘価額の計上

売掛債権の特例（法基通９－６－３）の処理においては、備忘価額を残して経理処理をします。
備忘価額は通常1円です。

（４）要件の確認

通達に規定されている要件に該当しているか、いまいちど確認しましょう 。
事実上の貸倒れ（法基通９－６－２）については、貸倒損失の処理が安易であり、回収努力を行っていないと判断されると、法人税法上、債権の放棄であると扱われ、債務者に対する寄付または贈与とみなされることになり課税対象となる可能性がありますので注意してください。

まとめ

内容証明郵便で催告をしたら、次は債権回収に向けて債務者との交渉が始まります。
この時点で貸倒処理が認められることは多くなく、法人税基本通達の要件に該当するか慎重に債権の回収状況を見極めなければなりません。

該当すると判断し、貸倒処理がなされた場合には、税務調査に対応するために十分に客観的資料を準備することが重要です。

【関連記事】
交渉による債権回収【方法、進め方とは？まず、何をするか？】
内容証明で債権回収！内容証明郵便の書き方と出し方を解説
法的手続によって債権を回収するためにはどうすればいいのか？

直法律事務所では、IPO（上場準備）、上場後のサポートを行っております。
その他、プラットフォーム、クラウド、SaaSビジネスについて、ビジネスモデルが適法なのか（法規制に抵触しないか）迅速に審査の上、アドバイスいたします。お気軽にご相談ください。
ご面談でのアドバイスは当事務所のクライアントからのご紹介の場合には無料となっておりますが、別途レポート（有料）をご希望の場合は面談時にお見積り致します。

アカウントをお持ちの方は、当事務所のFacebookページもぜひご覧ください。記事掲載等のお知らせをアップしております。