プライバシーポリシーの記載項目は？【ひな形付】

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プライバシーポリシー（個人情報保護方針）とは

プライバシーポリシーは、ウェブサイトやアンケート等で見かけることがありますよね。特に、Web業界では様々なところで目にします。
では、プライバシーポリシーとはどのようなものなのでしょうか？

端的にお伝えすると、「個人情報の取扱方法やプライバシーに対しどのように配慮しているかを示す指針」です。

個人情報保護法の規定に沿うことが求められますが、同法で義務づけられているわけではありません。
ただ、個人情報保護委員が作成した個人情報の保護に関する法律のガイドライン通則編上、「基本方針を策定することが重要である」とされています。

その内容としては、ガイドライン（通則）上に掲げられた項目のほか、個人情報取扱事業者として通知又は公表すべき（又は本人が容易に知り得る状態に置くべき）事項を規定します。
反対に、個人情報を入手するのに、本人に直接通知をしないのであれば、プライバシーポリシーの策定は実質的に義務といえます。

企業が行うこと

企業は、プライバシーポリシーを作るにあたって、社内にどの程度個人情報を保有しているか把握する必要があります。
個人情報は

• 氏名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス
• クレジットカード情報

等があります。場合によってはその量は膨大になるので、細かくチェックすることが重要です。

なお、個人情報には、それ自体で特定の個人を識別できない情報であっても、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものも含まれますから、そのような情報についても漏れがないように注意しなければなりません。

記載項目

いかなる事項をプライバシーポリシーに記載すべきかについては、個人情報の保護に関する基本方針において明確な基準はありません。

前述のとおり、ガイドライン（通則）では、個人情報取扱事業者は、個人データの適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要としていますので、具体的な内容について知る必要があります。

それでは、ECサイト運営企業による個人情報の取得・利用を想定し、プライバシーポリシーに規定すべき各項目についての記載例を見ながら、各項目について解説していきます。

今回は、企業の顧客の個人情報の取扱いを対象としましたので、もし特定のサービスの利用者や、採用応募者など特定の者のみを対象とするプライバシーポリシーを作成する場合には、また違った表現を盛り込むことが必要となりますのでご注意ください。

1⃣前文

まず、はじめに、前文です。
プライバシーポリシーの対象が誰であるかについて記載しています。本件では、「お客様（取引先ご担当者様を含む。）の個人情報」です。

プライバシーポリシーを作るときに重要なのは、当該プライバシーポリシーの名宛人を明らかにすることです。そのため、顧客、取引先、株主、従業員または採用候補者のいずれかまたは複数を対象とするか、ということを前文に記載することが一般的です。

プライバシーポリシーの対象となる情報の範囲は、２つのパターンがあります。

1. 個人情報に絞られる場合
2. 絞られない場合

今回の例は、個人情報の取得、利用、管理、提供、本人の権利行使等の取扱いの方針を明文化したものなので、対象となる情報は、個人情報保護法上の個人情報であることを明らかにしています。もし、「お客様の情報」というような広い表現を使う場合は、個人情報保護法の規制を受けない情報についても、プライバシーポリシーの対象となりますので注意が必要です。

用語の定義ですが、

• プライバシーポリシーで独自に定める
• 個人情報保護法に定められている用語については同法に準拠する

とする２つが多くみられます。後者は、個人情報保護法で用いられる用語との齟齬を避けるということが目的です。どちらでも問題ありません。

2⃣取得する個人情報の項目

次に、どのような個人情報について取得することが予定されているかを記載します。
個人情報取扱事業者がどのような個人情報を取得するかは、個人情報保護法（以下「法」とします。）上、本人への通知や公表が求められているものではないため、プライバシーポリシーに記載しなくてもいいといえます。

ただ、個人情報取扱事業者が取得する具体的な項目（「プライバシーポリシーの対象となる個人情報の項目」）をプライバシーポリシーに記載しておくことは利用者本人のために望ましいと考えられます。自分の情報がどこまで取得されるか分からないのは不安になりますよね。

記載例では、参考までに詳しく記載しています。
取得する個人情報の項目の記載方法には定まった方式があるものではありません。記載例では、個人情報を取得する場面ごとに分類して、各場面で取得する個人情報の項目を記載しました。

3⃣利用目的

個人情報を取得した場合は、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかに、利用目的を本人に通知し、または公表しなければなりません（法第21条第1項）。

記載例では、ECサイトにおいて通常想定される利用目的をあげています。取得した個人情報を、自社のみならず、グループ会社で共同で利用し、調査、分析、商品・サービスの企画、研究及び開発等に用いる場合、その利用目的についても、個人情報の取得時に通知または公表することがいいでしょう。なお、グループ会社の利用目的は、個人データの4⃣第三者提供や5⃣共同利用の項目で記載する場合もあります。

ここで注意が必要なのが、「特定」です。
利用目的の通知または公表の前提として、利用目的を特定することが必要です。その特定の程度としては、本人が、自らの個人情報がどのように取り扱われることとなるか、利用目的から合理的に予測・推定できることが求められます。「営業活動」、「サービスの向上」等のように抽象的、一般的な内容で具体的にどのようなものか分からないものは「特定」したとはいえません。

4⃣第三者提供

次に、第三者提供です。
第三者提供とは、個人情報保護法の概念において「個人データ（個人特定の可能性がある情報をデータベース化したもの）を取得者以外の第三者に提供すること」を指します。個人情報保護法では、第三者提供に際してはユーザー本人から同意を得るなど、所定のルールを遵守するよう定めています。

（１）国内の第三者に対する第三者提供（法２７条１項）

個人データを第三者に提供する場合は、原則として本人の同意を取得しなければなりません。記載例では、プライバシーポリシーへの同意を取得することで第三者提供についての同意を取得することを想定しています。

第三者提供の同意を取得するときに、本人に対して提供先の氏名または名称を明示することは必要ありません。しかし、想定される提供先の範囲や属性を示すことが望ましいといえます。第三者提供先の提供事業者について第三者提供先の範囲および属性をある程度記載した方がよいといえるでしょう。

なお、金融分野における個人情報保護に関するガイドライン では、個人データの第三者提供の同意取得は原則として書面（電磁的記録を含む）によることとされています。

（１）では、本人の同意を得ずに個人データを第三者に提供することができる場合をあげています。５つの除外事由は、個人情報保護法上、第三者提供における本人の同意取得が不要となる例外的な場合として規定されているものです。そのため、これについて記載は必須ではありません。ただ、記載することが多いため今回も入れました。

以上からすると、個人データを第三者に提供する場合、法定の例外自由に該当する場合を除き、原則本人の同意が必要でしたね。
もっとも、要件を満たせば、本人の同意を取得せず個人データを第三者に提供することができるオプトアウトというものがあります（オプトアウトによる第三者提供）。
これは、本人の求めにより停止できることを条件として、本人の個別の同意なしに第三者へ個人データを提供できる制度です。

オプトアウトに際しては、①を表明し、②の事項について、「本人が容易に知り得る状態」にするという要件を満たす方法として、プライバシーポリシーに記載することが考えられます。

第三者への提供を利用目的に入れるときは、利用目的が具体的にわかる内容とすることが求められています。そのため、「等」や「その他」等の曖昧な表現では不十分です。

また、個人情報保護委員会に届け出ていない個人データの項目を、オプトアウトにより第三者に提供することはできません。氏名・住所・電話番号・年齢・商品購入履歴等のように、オプトアウトにより第三者に提供される個人データの項目全てを記す必要があります。

令和２年の改正により、上記の事項に加え、新たに以下の事項が本人に知り得る状態に置くべき事項として追加されました。そのため、前述の項目に加え、これらの事項も、プライバシーポリシーに記載しておく必要があります。

1. 第三者への提供を行う事業者の氏名または名称および住所ならびに法人に至ってはその代表者の氏名（令和２年法２３条２項１号、令和３年法２７条２項１号）
2. 第三者に提供される個人データの取得の方法（令和２年法２３条２項４号、令和３年法２７条２項４号）
3. 第三者に提供されるデータの更新の方法（令和２年規則７条４項１号、令和３年規則１１条４項１号）
4. オプトアウトの届出に係る個人データの第三者への提供を開始する予定日（令和２年規則７条４項２号、令和３年規則１１号４項２号）

（２）外国にある第三者への提供（令和２年法２４条２項・３号、令和３年法２８条２項・３項）

個人データを外国にある第三者に提供する場合、原則、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意が必要です。また国内における第三者提供とは異なり、外国にある第三者に提供する場合は、委託、事業承継および共同利用の方法を採ることにより個人情報の提供先を「第三者」に該当しないものとすることはできません。

外国にある第三者への提供について同意を取得する際には、本人が同意をするか否か判断を行うために必要と考えられる適切かつ合理的な方法（提供先の国名または地域名を個別に示す等）によらなければならないとされています。

令和２年法により、外国にある第三者への個人データ提供について、

1. 本人の同意に基づいて行われる場合
2. 個人データの取扱いについて個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置（「相当措置」）を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者に対して行われる場合

に、それぞれ、新たな義務が追加されました。この改正に伴い、プライバシーポリシーの記載についてもアップデートする必要があります。

①本人の同意に基づく場合
令和２年法により、本人の同意に基づいて外国にある第三者に個人データを提供する場合、本人に対して参考となる情報をあらかじめ提供することが義務付けられました。
本人に提供しなければならない情報は、以下のとおりです。

そのため、プライバシーポリシーによって第三者提供のための同意を取得する場合には、上記の情報をプライバシーポリシーに記載する必要があります。

a)本人の同意を取得しようとする時点で、もし提供先の第三者が所在する外国を特定できない場合にはどうすればいいのでしょうか。
この場合は、当該外国の名称および当該外国の個人情報の保護に関する制度に関する情報に代えて、次の❶❷の情報を本人に提供しなければなりません。

b)適切かつ合理的な方法によって得られた当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報について
提供先の第三者が所在する外国における個人情報の保護に関する制度と、日本の個人情報保護法との間の本質的な差異を、本人が合理的に認識できる情報であることが求められます。
具体的には、次の❶から❹までの観点を踏まえる必要があります。

以上を前提として、日本法との比較した情報を簡潔に記載すれば十分であると考えられます。
個人情報保護委員会は、外国の制度の調査結果を「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」）に公表していますので、こちらを参照されるとよいでしょう。

c)当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報について
記載が求められる内容・具体性および考慮要素は、b)の場合と同様です。
また、c)提供先の第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報について情報提供できない場合には、情報提供できない旨およびその理由をもって代えることができます。

この点、一定の具体的な目的の下に個人データの取扱いを外国にある第三者に委託する予定であるものの、本人の同意を得ようとする時点において、委託先が具体的に定まっていないような理由により、提供先の第三者が所在する外国が特定できない場合は、提供先の外国の名称が特定できない場合に該当し得るとされています。
また、委託先が具体的に定まっていない等により、提供先の第三者が特定できず、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報が提供できない場合は、提供先の第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報について情報提供できない場合に該当し得るとされています。

令和２年改正により、一定の体裁を整備した外国にある第三者に個人データを提供する場合には、提供元は、相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講じるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を本人に提供しなければならない義務が規定されました。ただ、「本人の求め」があった場合の義務なので、必要な措置に関する情報をプライバシーポリシーに記載しておく必要はありません。
記載例では、「本人の求め」を受けるための問い合わせ先を記載しています。

5⃣共同利用

個人データを共同利用の形式によって提供する場合、法定の事項を「あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置」く必要があります（改正前法２３条５項３号、令和２年法２３条５項３号、令和３年法２７条５項３号。一般的に、当該事項をプライバシーポリシーに記載することで対応します。

法律上、「あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置」かなければならないとされている事項は、以下のとおりです。

• （ア）共同利用をする旨
• （イ）共同して利用される個人データの項目
• （ウ）共同して利用する者の範囲

共同利用の趣旨は、本人からみて当該個人データを提供する事業者と一体のものとして取り扱われることに合理性がある範囲で当該個人データを共同して利用する点にあります。
とすると、共同利用により個人データを提供することができる範囲も、当該合理的範囲に限定されます。

「共同して利用する者の範囲」は、必ずしも事業者名を記載する必要まではありません。本人がどの事業者まで利用されるか判断できるようにしていれば足ります。

記載例では、グループ会社間で共同利用することを想定し、グループ会社の一覧ページへのリンクを記載する方式にしています。

外国にある第三者との共同利用の場合には、前述の外国にある第三者に提供する場合における対応を行わなければならない点に注意してください。

• （エ）利用する者の利用目的
• （オ）当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称および住所ならびに法人にあっては、その代表者の氏名（下線部は令和２年法による改正部分）

共同利用に際しては、個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称を記載することが求められます。
グループ会社間の共同利用の場合には、共同利用による個人データの提供元が該当することが一般的です。「責任を有する者」は、共同して利用するすべての事業者の中で、第一次的に苦情の受付・処理、開示・訂正等を行う権限を有する者を指しています。

上記に加えて令和２年法では、管理に責任を有する者の住所、法人にあっては代表者氏名を明記することが追加されました（記載例かっこ書き）。ウェブページのリンクを貼るという対応も可能とされています。

6⃣安全管理措置

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければなりません。

どのような措置を講じる必要があるのでしょうか。
具体的には、個人データが漏えい等をした場合に本人が被る権利利益の侵害の程度を考慮し、また、事業の規模・性質、個人データの取扱状況（取り扱う個人データの性質や量を含む）、個人データを記録した媒体の性質等によるリスクに応じ、必要かつ適切な内容とする必要があります。 例えば、

1. 基本方針の策定
2. 個人データの取扱いに係る規律の整備
3. 組織的安全管理措置
4. 人的安全管理措置
5. 物理的安全管理措置
6. 技術的安全管理措置
7. 外的環境の把握

といった方法によることが考えられます。

講じた安全管理措置については、令和２年施行令において、保有個人データに関して本人に周知すべき事項とされました。ただし、周知により当該保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれがあるものについては、周知を行わなくていいものとなっています。例としては、個人データが記録された機器等の廃棄方法、盗難防止のための管理方法、個人データ管理区域の入退室管理方法などです。

この講じた安全管理措置を周知する方法は、本人の求めに応じて遅滞なく回答するという方法でも問題ありません。そのため、講じた措置の概要やその一部をホームページに掲載し、詳細は本人の求めに応じて遅滞なく回答をするという方法でも構いません。
このような記載方法をした場合、プライバシーポリシーを簡潔にすることができ、また、プライバシーポリシーの変更頻度を下げることに役立つと思われます。
他方で、プライバシーポリシーに講じた安全管理措置を具体的に記載することで、問い合わせ対応の手間を削減することも考えられます。

改正前は、単に「当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止、その他安全管理のため、十分な対策を行います。」といった記載でもよかったのですが、改正に伴い、このような記載では本人に周知する内容としては不十分であり、適切でないとされましたので、注意が必要です。

7⃣開示等の請求

保有個人データについては、個人情報保護法上、一定の要件の下、本人からの、利用目的の通知、個人情報又は第三者提供記録の開示、訂正・追加・削除、利用の停止・第三者提供の停止の請求（以下「開示等の請求」といいます）が認められています。

また、開示等の請求に応じる手続および開示の請求に係る手数料の額については、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含みます）に置かなければなりません。
そのため、これらの事項については、プライバシーポリシーに定めることが一般的です。以下では、開示等の請求に関する注意点を説明します。

個人情報保護法上、「保有個人データ」（個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データ）については、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示の請求を受けたときは、個人情報取扱事業者は、本人に対し、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならないとされています。

開示請求については、令和２年法改正により以下の点が改正されました。

• ６か月以内に消去することとなるものも保有個人データの定義に該当することになった
• 個人データの第三者提供をした際の記録および第三者提供を受けた際の記録も、原則として開示請求の対象になった
• 原則として電磁的記録の提供による方法、書面の交付による方法その他当該個人情報取扱事業者の定める方法のうち本人が請求した方法によって開示する必要がある 改正前の条文における書面による開示を原則とした開示フローを見直す必要があります。なお、令和２年法施行後も、電磁的記録の提供による方法について、個人情報取扱事業者がファイル形式や記録媒体などの具体的な方法を定めることができます。

どのようなときに利用の停止または消去（以下「利用停止等」といいます）が認められるかは、以下のとおりです。

• 個人情報取扱事業者は、本人から当該本人が識別される個人データが、本人の同意なく目的外利用がされている、または偽りその他不正の手段により個人情報が取得されもしくは本人の同意なく要配慮個人情報が取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用停止等の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したとき
• 本人から、当該本人が識別される保有個人データが、本人の同意なく第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者提供の停止の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したとき
• 利用する必要がなくなった場合、重大な漏えい等が発生した場合その他本人の権利または正当な利益が害されるおそれがある場合

３つ目については、令和２年で改正された点ですので、対応フローを見直す必要があります。

個人情報取扱事業者は、利用目的の通知を求められたときまたは個人情報もしくは第三者提供記録の開示の請求を受けたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができます。なお、訂正等の請求、利用停止等の請求および第三者提供の停止の請求については、手数料を徴収することはできません。

手数料の額は、実費を予測して平均的単価を算出して定めることが望ましいとされていますが、開示等をしなくても、必ずしも手数料を返還する義務は生じません。

8⃣匿名加工情報の取扱い

個人情報取扱事業者は、匿名加工情報を作成したときは、作成後遅滞なく、インターネット等を利用し、当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表しなければなりません。
匿名加工情報とは、特定の個人を識別することができないように個人情報を加工し、当該個人情報を復元できないようにした情報のことをいいます。

例えば、「氏名・性別・生年月日・購買履歴」のうち、氏名を削除した上で、生年月日の月日を削除し、購買履歴から特異値等を削除する等の加工を行い、「性別・生年・購買履歴」に関する匿名加工情報として作成した場合の公表項目は、「性別」、「生年」、「購買履歴」となります。

「匿名加工情報を作成したとき」とは、匿名加工情報として取り扱うために、個人情報を加工する作業が完了した場合のことです。個人情報の安全管理措置の一環として一部の情報を削除しあるいは分割して保存・管理する等の加工をする場合、個人情報から統計情報を作成するために個人情報を加工する場合は含みません。

「遅滞なく」とは、正当かつ合理的な期間をいい、少なくとも匿名加工情報の利用または第三者提供をする前に、匿名加工情報を作成したことを一般に十分に知らせるに足りる期間を確保しなければなりません。

個人情報取扱事業者または匿名加工情報取扱事業者は、匿名加工情報を第三者に提供するときは、あらかじめインターネット等をで、次の①②を公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を電子メールまたは書面等により明示しなくてはなりません。

1. 第三者に提供する匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目
2. 匿名加工情報の提供の方法

②の匿名加工情報の提供の方法とは、第三者が匿名加工情報を利用できるようサーバーにアップロード、データファイルのメール送信などの方法があります。

なお、個人に関する情報の項目および加工方法が同じ匿名加工情報を反復・継続的に第三者に対して同じ方法で提供する場合、最初に匿名加工情報を第三者に提供するときに、提供期間又は継続的な提供を予定している旨を明記するなど、継続的に提供されることとなる旨を明らかにしておくことで、その後に第三者に提供される匿名加工情報の公表については最初の公表により行われたものとできると考えられています（「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（仮名加工情報・匿名加工情報編）3－2－5」参照）。

9⃣お問い合わせ窓口

個人情報に関する苦情、相談の窓口を設置し、連絡先を記載する必要があります。
こちらも必須項目です。個人情報保護法では、個人情報の訂正や削除等に対して、速やかに対応できるように求められています。また、+担当部署や連絡先*を記載する必要があります。一般的には総務部の管轄になることが多いようです。

Cookieについて

Ｃｏｏｋｉｅなどトラッキングまたは解析を行うための技術により取得する情報は、ユーザーが使用するブラウザを認識するものであり、特定の個人を識別できるものではありません。したがって、Ｃｏｏｋｉｅ自体は個人情報保護法の「個人情報（法２条1項）」にはあたりません。]

ただし、Ｃｏｏｋｉｅ情報を保有する個人情報と紐づけて個人を識別できるようにしているのであれば、「個人情報」該当しますので、注意が必要です。その場合は、プライバシーポリシーにおいてその利用を明らかにして、具体的なＣｏｏｋｉｅの種類、内容、管理・選択方法等を記載、公表しておくことがいいでしょう。

また、Ｃｏｏｋｉｅは「個人関連情報」に該当すると考えられます。
そのため、Ｃｏｏｋｉｅを第三者提供し、提供先の第三者が個人データとして取得することが想定される場合、提供先が予め本人の同意を取得していることを、提供元は確認しなければならないことに注意が必要です。なお、提供元が提供先の同意取得を代行することも可能です。

掲載場所

プライバシーポリシーの設置場所は、法律で定められていません。
ただし、「公表」つまり、誰もが容易に知り得る状態にしておく必要があるため、

• ウェブサービスのトップページから1回の遷移（操作）で到達できる場所へ掲載する
• Webサイトのフッターやヘッダーなどにもリンクを表示して、ユーザーが迷うことなくプライバシーポリシーにたどり着ける

ようにしておくことがいいでしょう。

記載例全文

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