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うちの会社は就業規則を作成しなければならないの?~就業規則の意義1~

Q.当社は設立して間もないベンチャー企業ですので、まだ社員が10名おりません。このような場合でも就業規則を定めなければならないのでしょうか。まだ、就業規則を定めた方がいいのかも含めて教えてもらえると助かります。


A.貴社に従業員が10名以上いないのであれば、就業規則の作成義務はありません。但し、この10名には正社員のみならずパートアルバイト等の非正規社員も含まれるため注意が必要です。

また、就業規則を作成することで従業員を一元的に管理できるというメリットがありますが、就業規則に定めている内容を従業員との間の契約内容とするためには一定の条件があります。

これらのことについて、就業規則の意義から詳しく解説していきます。

就業規則とは

就業規則とは、個々の事業場において適用される労働条件や従業員が守るべき規律(服務規律)について、使用者が作成した文書をいいます。

労働条件や服務規律は労働契約の内容ですから、契約原理によれば当事者たる労働者と使用者の合意により決定されるはずです。

しかし現実の労働関係においては、ほとんどの場合に労働契約の内容は個別的合意のみならず、使用者が作成した就業規則によっても決まっています。

多数の労働者を協働させる事業においては、労働条件を公平・統一的に設定し、 かつ職場規律を規則として設定することが、効率的な事業経営のために必要となります。

そのため、賃金・労働時間などの労働関係の諸条件は、個々の労働者と使用者問の個別労働契約の内容となる事項でありながら、実際上は使用者が作成する就業規則において制度として統一的に設定されます。

このような現実の機能を反映して、法的にも就業規則には労働契約の内容を統一的に決定・変更する効力が認められています。

就業規則の作成・変更

使用者の作成義務

労働基準法は一定の場合に使用者に就業規則の作成を義務づけ、作成・変更にあたって一定の手続を遵守するよう定めています。その趣旨は、就業規則の重要性に鑑みて、使用者に内容を明文化して労働者に周知させ、その内容が適法なものとなるよう行政監督によりコントロールすることにあります。

それでは、就業規則を作成しなければならない場合はどのような場合でしょうか。 それは、個々の事業場において常時10人以上の労働者を使用する場合とされています(労基法89条)。これに違反すると、30万円以下の罰金が科せられます。

個々の事業場とは?

労基法ではその適用単位を原則として場所ごとにそれぞれ一の事業として取り扱い、事業所ごとに適用しますが、「出張所、支所等で、規模が著しく小さく、組織的関連ないし事務能力等を勘案して一の事業という程度の独立性がないもの」、例えば、新聞社の地方通信機関や労務管理が一体として行われていない建設現場などについては「直近上位の機構と一括して一の事業として取り扱う」とされています。 したがって、小規模事業所が、組織的関連や事務能力等からみて、独立性がないと判断されれば、直近上位の事業所と一括して、一つの事業所として取り扱うことになるのです。 なお、その結果として常時使用する労働者が10人以上となれば、就業規則の作成、届け出および意見聴取義務が生じてきます。

労働者とは? 

ここでいう「常時使用する労働者」とは、正社員はもちろんのこと、特に臨時的・短期的な雇用の場合を除き、パートタイム労働者や期間雇用労働者、出向者(受け入れ)等も含めたすべての労働者を指します。

例えば、正社員が1人でほかにパートタイム労働者などが9人いるのであれば、それぞれの人数を合わせると常時10人以上の労働者を使用していることになるため、就業規則を作成し、所轄労働基準監督署長に届け出なければなりません。

なお、派遣労働者については、派遣元の労働者であり、派遣先とは雇用関係にないことから、派遣先の労働者としてカウントしません。

常時使用するとは?

労基法に定める「常時10人以上」とは、常態として10人以上を使用しているとの意味です。繁忙期のみ10人以上を使用するというのはこれに該当しませんが、使用する労働者が一時的に10人未満となることがあっても通常は10人以上を使用していればこれに該当します。

そして、「10人以上」は、労基法が法の適用単位を企業ではなく事業場とし、就業規則作成と変更手続においても労働者代表の意見聴取を事業場単位で行わせていることから、企業単位ではなく事業場単位で計算することとされています。

就業規則作成義務がないのに就業規則を作成したい場合には?

常時使用する従業員が10人未満であっても、いったん就業規則が作成されたとなれば、労基法91条(制裁規定の制限)、92粂(法令および労働協約との関係)、93条(労働契約との関係)、106条(法令等の周知義務)の規定は適用されると解されます。

したがって、任意で就業規則を作成した場合でも、106条の規定に基づき当該事業場の労働者に対して実質的に周知をしていなければ、その就業規則の効力が否定されることにもなるので注意が必要です。

記載事項

就業規則には一定の事項を記載しなければなりません。

必ず記載しなければならないのは、始業終業の時刻、休憩時間、休日、休暇など(労基法89条1号)、賃金の決定・計算・支払の方法、賃金の締切や支払の時期と方法、昇給(同条2号)、退職、解雇事由(同条3号)に関する事項です(絶対的必要記載事項)。このうちの一つでも記載がないと30万円以下の罰金という刑事罰に処されます(労基法120条1号)。

また、退職手当(同条3号の2)、臨時の賃金や最低賃金額(同条4号)、労働者に食費等を負担させること(同条5号)、安全衛生(同条6号)、職業訓練(同条7号)、災害補償と私傷病の扶助(同条8号)、表彰と制裁(同条9号)、その他当該事業場の労働者のすべてに適用されること(同条10号)に関する制度を実施する場合には、各号に掲げられた事項を記載する必要があります(相対的必要記載事項)。

それ以外の事項は就業規則に記載してもしなくても問題ありません(任意的記載事項)。

作成・変更手続

意見聴取義務

使用者は、就業規則の作成・変更について、当該事業場の過半数組合、そのような組合がない場合には労働者の過半数代表者の意見を聴き、届け出るときに、その意見を記した書面、いわゆる「意見書」を添付しなければなりません(労基法90条1項、2項)。 労働者側に発言の機会を与える趣旨ですが、使用者は意見を聴けば足り、同意を得たり協議をしたりする義務まではありません。

なお、労働組合がないような事業場においては、労働者代表の選任や意見聴取を疎かにしている会社が見受けられます。労働者代表を経営者が指名する場合や、労働者代表に対して「とりあえず(協定書の)そこにサインして」といった場合のように、事実上、意見を聴取していないようなケースです。

このように、適正な代表者選任および意見聴取を経ていないような就業規則は労基法違反となることもあり、注意が必要です。

一歩先へ

就業規則の作成・届け出義務がない小規模事業所において就業規則が作成された場合に従業員代表者の意見を聴かなければならないかというと、そうではありません。 それは、労基法90条2項において「使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない」と定めているからです。つまり、前条である89条(就業規則の作成および届け出義務)の規定により所轄労働基準監督署長に届け出をする場合に限り、意見聴取義務があるということです。

したがって、常時使用する労働者が10人未満のため、就業規則の作成および届け出義務が課されていない小規模事業所の場合には、仮に就業規則を作成したとしても、労働者代表を選出し、意見を聴取する必要はないということになるのです。

周知義務

使用者は、就業規則を、各作業場の見やすい場所に常時掲示するか備え付けること、書面を交付すること、コンピューターを使って公開すること等、労基法施行規則の定める方法によって労働者に周知させなければなりません(労基法106条1項、労基則52条の2)。

届出義務

使用者は、就業規則を行政官庁に届け出なければなりません。 届出の際には、過半数組合または過半数代表者の意見を記した書面を添付しなければなりません(労基法90条2項)。

手続を欠く就業規則の効力

使用者が上記の手続のいずれか、あるいは全部を怠っている場合、作成・変更された就業規則の効力は認められるのか問題となります。

就業規則の効力のうち最低基準効(後述→3-1)については、労働者保護の観点から、上記の手続を欠いていても実質的周知(労基法および同施行規則が定める方法に限らず、就業規則を労働者が知ろうと思えば知りうる状態に置くこと)がなされていれば、効力が発生すると解すべきです。

また、労働契約の内容を定型的に定める効力(後述→3-2)や契約内容を変更する効力については、労働契約法により実質的周知が要件とされている(7条・10条)ことから、労基法上の手続は効力発生要件ではないと考えることが多いです。

就業規則の効力

労働条件の最低基準の設定(最低基準効)

法令、労働協約との関係

就業規則は、法令または当該事業場について適用される労働協約に反してはなりません(労働基準法92条1項)。

就業規則よりも労働協約が優先されるのは、会社が一方的に定めることができる就業規則に対し、労働協約は会社と労働組合が合意した上で成立するものであるからです。

つまり、就業規則よりも労働協約が、労働協約よりも法令が優先されるのです。

就業規則中の、法令または協約に違反する部分は、当該法令または協約が適用される労働者の労働契約に対しては、以下に述べる最低基準効(労働契約法12条)、定型契約としての効力(労契法7条)を有しません(労契法13条)。労働基準監督署長は、法令または協約に抵触する就業規則の内容の変更を使用者に命じることができます(労基法92条2項)。

強行的直律的効力

労契法12条は、「就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約」は、その部分については、無効とします。

この場合において、「無効となった部分は、就業規則で定める基準による」と定めています。同条の文言は、労基法の強行的直律的効力を定めた労基法13条とほぼ同じものです。

労契法12条により、就業規則は、当該事業場において(法令や協約に反しない範囲で)労基法と同質の効力、すなわち労働条件の最低基準を強行的に設定する効力を付与されたものと解されます。 このような効力を強行的直律的効力といいます。

たとえば、ある一定の社員に対し、就業規則の労働条件を下回る労働契約を締結したとしても、就業規則が優先されるためその部分は無効となり、就業規則が適用されることになるのです。

したがって使用者は、いったん就業規則に定めた労働条件を、就業規則を変更することなしに、労働者との個別的合意や労働慣行によって引き下げることはできませんので注意が必要です。

労働条件・服務規律の統一的決定(契約補充効)

就業規則の法的性質と労契法7条

現実の労働関係においては、個々の労働者に適用される労働条件や服務規律の内容は、当該労働者と使用者との個別的合意以外にも、就業規則によって決められることが多いです。

すなわち、就業規則は労働条件の最低基準を設定するだけでなく、職場で現実に適用される労働条件等を定型的に定める機能を果たしています。

これは、多数の労働者を雇用する企業では、雇用管理の効率性や従業員の公平な取扱いなどの観点から、労働条件や職場の規律を統一する必要があるためです。

法的にも、就業規則は労働契約の内容を定型的に定める効力を有するかについて、秋北バス事件(最大判昭43・12・25民集22巻13号3459頁)において、「就業規則は、合理的な内容を定めたものである限り、個別的同意の有無を問わずに労働者を拘束する」との判断を示し、判例法理として確立しました。

また、就業規則に約款類似の効力を認めたものと理解する定型契約説によると、労働者が採用時に反対の意思を表示しない限り、就業規則を契約内容とすることに包括的に同意したことになり、就業規則は「合理性」を要件として白地の契約内容を補充する形で労働契約の内容となり、契約当事者を拘束します。

秋北バス事件以降の最高裁判決も「就業規則の内容が合理的なものであるかぎり、労働契約の内容になる」という表現を用いて、定型契約説による理解を肯定してきました(電電公社帯広局事件・最一小判昭61・3・13労判470号6頁参照)。

労働契約法は上記の判例法理を明文化すべく、「労働者及び使用者が労働契約を締結する場合において、使用者が合理的な労働条件が定められている就業規則を労働者に周知させていた場合には、労働契約の内容は、その就業規則で定める労働条件によるものとする」(労契法7条)と規定しました。

これにより、就業規則が一定の要件の下で労働契約の内容を定型的に決定する効力(契約補充効)を有することが、法律上明確にされました。

契約補充効の発生要件

労契法7条は、①労働契約を締結する際に、②合理的な労働条件を定めた就業規則が、③労働者に周知されていた場合に、当該就業規則が労働契約の内容となると定めています。

①の要件は、労契法の制定過程で、就業規則が作成されていなかった事業場において新たに就業規則が作成された場合に同条が適用されることを防ぐ趣旨で付加されたものです。

したがって、労働契約締結後に新たに作成された就業規則には同条に基づく契約補充効は認められず、契約内容変更の問題(労契法8条~10条)として処理されます。

②の要件である就業規則が定める労働条件(賃金・労働時間などはもちろん、服務規律・福利厚生など労働契約上の権利義務となりうる処遇を広く含む)の「合理性」は、契約変更において問題となる「合理性」(労契法10条)よりも緩やかに判断されます。

企業経営や人事管理上の必要性があり、労働者の権利・利益を不相当に制限するものでなければ、合理性は肯定されるでしょう。 判例も、契約補充効の要件としての就業規則の合理性を広く認めています(前記電電公社帯広局事件、日立製作所武蔵工場事件・最一小判平3・11・28民集45巻8号1270頁)。

③の要件の「周知」は、前述2-3-2のように労基法所定の周知義務とは異なり、実質的周知を意味します。 使用者が就業規則を労働者が知ろうと思えば知ることができる状態に置いている限り、労働者が現実に就業規則の存在や内容を認識しているかどうかは問題となりません。

個別合意との関係

就業規則は労働契約の内容を定型的に定める効力を有するが、個々の労働者が使用者と交渉し、個別合意によって労働条件を決定する余地は残されています。

就業規則に定めがない事項についてはもちろんのこと、就業規則の規定があっても、労働者にとってより有利な内容であれば個別合意が就業規則に優先します(労契法7条但書)。

たとえば、配置転換に関して職種や勤務地を限定する合意や、高い能力を有する労働者に特別ボーナスを支給する合意などがこれに当たります。

就業規則作成のポイント

就業規則をきちんと整備し、勤怠管理なども確実におこなっていれば、会社側はそれを根拠に自社の正当性を主張することも可能になります。

就業規則の作成は、労使間のトラブルを未然に防ぎ、会社としての立場を主張する根拠と言えるため、従業員のためだけでなく、会社(経営者)にとっても就業規則は非常に重要なものだと言えます。

会社・従業員双方にとってよい就業規則の条件は、大きく次の4つに分けることができます。

・ケース1 従業員としての動き方を細かく教えてくれる就業規則
就業時間や休日、入退職時のルール、有給休暇の取り方など、従業員として動く際に必要な基本的な取り決めを指します。
・ケース2 問題社員から会社や他の従業員を守るための就業規則
会社や他の従業員に悪影響を及ぼすような従業員がいる場合に被害を受けないようにするため、または最小限の被害で済むようにするための懲戒規定等のルールを定めておくことです。金銭的な損害などの物理的な被害防止だけでなく、従業員の士気の低下を防ぐ目的もあります。
・ケース3 会社と従業員が共通認識を持つための就業規則
経営者の想いや会社の特色を色濃く就業規則に反映させることにより、会社と従業員の連帯感を高め同じ目標に進み、社会に対して会社のイメージを印象づけることにもつながります。
・ケース4 従業員の士気を高めることができる就業規則
通常の賃金以外に歩合給や特別報酬などの支給規定と支給基準、その他待遇など、従業員のやる気を起こすようなシステムを構築することを指します。就業規則は、労働基準法などで定めていない内容を会社の事情に合わせて定めることで初めてその真価を発揮します。たとえば、休日や有給休暇の最低限の日数は労基法で定められていますが、法律で定められている休日の他、会社独自で定める休日や休暇については事情に合わせて定めることになります。

厚生労働省でもモデル就業規則が公表されていますので、ご参考にしていただき、作成してみてください。

パートタイム労働者用就業規則の作成

パートタイム労働者のみに適用される労働条件を定めたい場合は、パートタイム労働者専用の就業規則を作成する必要があります。

この場合には、正社員用の就業規則の本則で、「パートタイム労働者にはパートタイム労働者用の就業規則が適用される」ことを規定しておくのが効果的です。

なお、正社員用の就業規則の他にパートタイム労働者用の就業規則を定めた場合でも、正社員用とパートタイム労働者用の2つの就業規則を合わせたものが1つの就業規則と扱われます。

そのため、就業規則本則の適用対象を正社員のみとし、パートタイム労働者を除外しながら、パートタイム労働者用の就業規則を作成しない場合は、就業規則が未完成であると扱われるため労働基準法89条違反となります。

パートタイム労働者やアルバイトなど雇用形態の違う非正規雇用者であっても労働者であることに変わりはないため、パートタイム労働者用の就業規則を作成する際には労基法はもちろん、最低賃金法、男女雇用機会均等法など、正社員に適用される法律は原則としてすべて対象になるということを念頭に置いて作成しなければなりません。

また、短時間労働者の雇用管理の改善等に関する法律(パートタイム労働法) や、パートタイム労働指針の内容をよく理解して、その内容に沿った就業規則を作る努力をすることも必要です。

スマホ時代の労務管理

スマートフォンの大幅な普及により、労務管理にも『スマホ時代』が到来しました。気軽に情報を手に入れられ、また発信できるスマートフォンにまつわる労務トラブルも増えており、就業規則の作成においてもスマホ時代を意識したものにすべきでしょう。

具体的には、TwitterやFacebook、LINEなどのSNSを念頭に置いて作成すべきです。
情報漏洩や問題行動に対応するために職場での利用を禁止する利用制限を設けたり、職務上知り得た情報を漏洩させないように服務規律を整備したりします。その他、実際にそれらが発生した場合に処分を科すための懲戒規定を追加することも必要です。

また、社内いじめなどのハラスメントに発展しやすい性質もあるため、SNSを業務のツールとして使用することを禁止するケースもあります。
さらに、対外的なトラブルを回避するために、あえて「取引先とのLINE交換を禁ずる」といったように規定化している例もあります。

まとめ

  • 就業規則とは、会社が従業員を統制するために、従業員が守るべき規律や労働条件などについて定めたものです。
  • 労働基準法は使用者に就業規則の作成を義務づけ、作成・変更にあたって一定の手続を遵守するよう定めており、労基法等の違反があれば罰せられる可能性もあります。
  • 就業規則の効力に関しては、個別合意等で定められた労働条件の中に、当該労働者に適用される就業規則が定める基準よりも労働者に不利な部分が存在する場合、当該不利な部分については無効となり、就業規則が定める基準が労働契約の内容となります。 また、労働契約締結時に合理的な内容の就業規則が労働者に周知されていた場合、労働契約の内容は、その就業規則の定め通りに決定されます。もっとも、就業規則より労働者に有利な労働条件を定める個別合意が存在する場合には、これが就業規則に優先して労働契約の内容を定めることになります。