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【法務担当者が一人でできる!】契約書作成マニュアル~自社を守るために~

Q.この度、当社では他社との業務委託に関する取引に関し契約書を取り交わすことになりました。委託料や委託業務等、基本的な条件については口頭で合意できているので、契約書はどのように作成したらいいのか、まず形式面を教えてください。

A.契約自由の原則により、契約の方式や型式は原則として自由です。しかし、印紙、前文、当事者の表記方法、一般条項、押印の方法等、有効な契約書を締結するために知っておくべき形式上の留意点があります。

契約書の方式

契約自由の原則

前提として、契約を締結するかどうか、誰を相手とするのか、どういう内容の契約を締結するのか、契約書は作成するのか、といったことについて当事者が自由に決定できるという原則があります。これを契約自由の原則といいます(※)。
契約自由の原則には、方式自由の原則があります。契約の成立にあたって、口頭によるか契約書によるか等、契約の方法を自由に決定できるという原則です(民法522条2項参照)。 したがって、当事者に契約する意思さえあれば、口頭であっても契約は成立し、必ずしも書面の形式の「契約書」にしなくても法的に有効です。 しかし、裁判になったときに書面の形式の契約書が存在しないと、言った言わないの水掛け論になり、契約の内容を証明することが困難になります。そのため、書面形式の「契約書」を作成しておくことが多いのです。 もっとも、法律に特別の定めがある場合には、例外的に書面が必要となる場合があります。

※ただし、①罰金を受ける契約条項、②公序良俗に違反して無効の条項、③強行法規に違反して無効な条項、④あいまいな条項は記載を避けるべきです。

【具体例】

  1. 罰金を受ける契約条項
    金銭の貸し付けを行う者が年109.5%を超える利息を定めた契約を結ぶと出資法違反で5年以下の懲役または1000万円以下の罰金に処せられます(出資法5条1項)。
  2. 公序良俗に違反して無効な条項
    相場とかけ離れた違約金を設定する条項等は、公序良俗に反するものとして無効になることがあります。
  3. 強行法規に違反して無効な条項
    借地借家法に違反する契約期間の定めや更新に関する条項等、強行法規に違反する条項は無効となることがあります。
  4. あいまいな条項
    「著しく債務の履行が遅滞した」等、「著しい」の判断が不明確な条項等は、解釈をめぐって契約当事者間でトラブルになることがあるので避けるべきです。

書面でないと効力が生じない場合

法律により書面で契約を締結しないと効力を生じないとされている場合があります。 例えば、保証契約は書面(又は電磁的記録)で行わなければ効力を生じません(民法446条2項・3項)。 その他にも、例えば、労働協約は書面で作成され、署名又は記名押印してはじめて効力を生じます(労働組合法14条)。

書面の作成、交付、保存等が義務づけられている場合

法律により一定の書面の作成、交付、保存等が義務付けられている場合があります。 例えば、下請代金支払遅延等防止法(下請法)においては、親事業者は発注にあたって下請事業者に対して発注内容等を記載した書面を交付する義務がある他、取引に関する記録を書類として作成・保存することが義務付けられており(下請法3条)、違反すると罰則の対象となります(※)。

※ただし、書面を作成しなかった場合、直ちに契約が不成立、無効になるわけではありません。

契約書のタイトル

契約書のタイトルは、その契約の内容を一目で把握させるために、便宜上設けられています。 通常は、「売買契約書」「雇用契約書」「フランチャイズ契約書」などのように契約の種類を記載していますが、単に「契約書」「覚書」という記載であっても、法的には問題はなく、特に制限はありません。最終的に契約として拘束力を有するのは、タイトルではなく、本文に記載された内容です。 様々な契約内容を盛り込んだ契約書のように、どのようなタイトルをつければよいのか悩んだときには、「売買等契約書」というように「等」という言葉を入れるのが一般的です。 もっとも、このような場合、単に「契約書」というタイトルを設けても構いません。

印紙

印紙とは何か

印紙とは、手数料・税金などを納めたことの証明として書類などに貼る法定の紙片のことをいいます。 印紙税法では、課税対象の文書が規定されています。契約書が課税対象文書に該当する場合には、所定の金額の印紙を貼付・消印することにより、納税しなければなりません。課税文書か否かは、契約書の実質的な内容により判断されます。どのような契約書が課税文書となるかについては、国税庁の印紙税の手引きに詳しく解説しているので、参照するとよいでしょう。
なお、印紙税が課税されるか否かは、契約書のタイトルに基づいて決定されるわけではなく、契約の実質的な内容に基づいて、課税文書か否かが定まるので注意が必要です。同じ内容の契約書であっても、2通以上作成すれば、それぞれに定められた額の印紙の貼用が必要です。
また、印紙の再使用を防ぐため、印紙と契約書面に掛けて契約当事者が押印する「消印」を付すのが通常です。

印紙税の手引き

印紙を貼らないとどうなるか

収入印紙を貼付していることは契約の成立要件ではないため、課税文書に収入印紙が貼付されていなかったとしても、その契約の効力自体が否定されるわけではありません。 ただし、不備が発覚した場合には、納付しなかった印紙税の額とその2倍に相当する金額との合計額に相当する過怠税が課されるため、注意が必要です(印紙税法20条1項)。 故意に免れた場合には、1年以下の懲役、20万円以下の罰金という刑罰も定められています(印紙税法22条)。

前文

前文は、契約当事者や契約内容の特定などのために設けられています。
具体的な契約内容は本文の各条項で決まるため、通常は前文が法的な意味を有することはありません。前文の主要な役割は、契約当事者や契約内容を端的に明らかにし、契約当事者を「甲」や「乙」などと定義することにあるといえるでしょう。

  • (前文の例) 「●●株式会社(以下「甲」という)と、▲▲株式会社(以下「乙」という)との間で、□□の売買に関して、以下のとおり契約する」

当事者の表記

多くの契約書は、当事者の一方を「甲」、他方を「乙」と表記します。当事者が3名以上になる場合は、「甲」「乙」の次に「丙」「丁」「戊」という順序で置き換えます。 もっとも、このような当事者の表記についても特に決まりがあるわけではなく、本来は自由です。 「○○会社」というように、当事者の名称をそのまま用いても構いません。何度も、〇○会社などと記載することが煩雑であることや、契約当事者の変更があったときに従前の契約書を容易に流用できるようにするために、「甲」「乙」と置き換えているだけです。

契約書の一般条項

ここにいう「一般条項」とは、どの種類の契約書にも共通して多く登場する条項のことです。たとえば、守秘義務、契約解除、誠実協議など管理的・法務的な条項です。 「一般条項」は、個々のビジネスの条件と違って直接取引に影響を及ぼすことはありませんが、トラブルが発生したとき等、万一の場合に威力を発揮する条項です。

準拠法および裁判管轄

  • 例文 第○条 本契約の準拠法は日本法とし、本契約に関連して生じた紛争については、東京地方裁判所を第一審の専属的合意管轄とする。

準拠法とは、国際取引に関する契約に際し、その契約の法的解釈をする場合に、どの国の法律を基準とするかについて取り決める条項です。 裁判管轄とは、当事者間の紛争の解決をどこの裁判所で行うかにつき合意する規定です。契約に関する紛争が当事者同士の話し合いで解決できない場合は、裁判所に対して訴訟を提起する等の法的手続をとることが基本的な対応になります。このとき、裁判管轄に関する定めがない場合には原則として被告の所在地に訴えを提起することになります。 裁判所を自社の本社所在地の裁判所にすれば、担当弁護士や社内スタッフの移動時間や費用を節約できます。 裁判管轄に関する条項を設けるポイントは、自社が訴訟提起する場合と相手方から訴訟提起を受けた場合のいずれでも負担が少ない裁判所にしておくことです。 また、単に管轄の合意をしただけでは、別途民事訴訟による法定の管轄裁判所に訴訟提起することが認められますので、この事態を防止するため、合意管轄条項で定める裁判所以外では訴訟提起できないよう、管轄は「専属的」と規定することが肝要です(ビジネス契約では大半が専属的合意管轄を規定しています)。

契約期間

  • 例文 第○条 1 本契約の有効期間は、令和○年〇月○日から令和○年〇月○日までとする、ただし、期間満了の3ヵ月前までに一方当事者から別段の意思表示がないときは、同一の条件をもってさらに1年間継続するものとし、その後も同様とする。 2 前項に定める本契約の有効期間内に成立した個別契約は、本契約の有効期間にかかわらず個別契約で定める期間中有効に存続するものとする。

契約の効力が発生する日と有効期間を規定するものです。契約期間が満了してしまい契約期間の延長や更新を失念すると無契約状態になってしまうので、これを避けるために、上記のように「自動更新」を入れる場合もあります。反対に、定期的に契約締結の有無や契約条件を見直したい場合には、自動更新の規定は入れず、契約期間の終了時期を明確にしておく必要があります。

守秘義務

  • 例文
    第○条
    1 甲及び乙は、契約期間中に知り得た相手方の秘密情報もしくは個人情報を理由、目的の如何を問わず相手方の事前の書面承諾なく、第三者に開示又は漏洩してはならない。
    2 前項の規定は、本契約終了後も有効に存続する。
    3 甲又は乙が本条に違反したことにより、秘密情報もしくは個人情報が漏洩し、相手方又は第三者に損害が生じた場合は、違反した当事者はその損害を賠償しなければならないものとする。

契約当事者が契約期間中に知り得た相手方の秘密情報もしくは個人情報を第三者に開示・漏洩することを禁じる規定です。
一般条項としての「秘密保持条項」は、「秘密保持契約書」(Non-Disclosure Agreement=NDA)を締結していない状態で、万一秘密情報が開示された場合にバックアップ的にカバーするための規定といえます。

権利・義務譲渡の禁止

  • 例文
    第○条
    甲及び乙は、事前の書面による他方の当事者の承諾を得ることなく、本契約により生じた権利及び義務の全部又は一部を当事者以外のいかなる者にも譲渡し、担保に供し、又は承継させないものとする。

契約上の地位や権利義務の譲渡を原則として禁止する規定です。
契約によって発生する権利は債権ですが、債権は原則として譲渡や移転が自由です(民法466条1項本文)。しかし、取引の相手先が予期せず変わってしまうことはビジネスにおいてリスクとなります。そこでこれを避けるために、義務のみならず、権利についても譲渡や移転を禁止する旨の特約をこのような形で付すことも多く行われます。

反社会的勢力の排除

  • 例文
    第○条
    1 甲及び乙は、反社会的勢力排除に関する指針に基づき、反社会的勢力との関係を排除する措置を講じるものとする。乙は、本契約上の義務の再委託を実施する場合には、再委託先にも同様の措置を講じさせるものとする。
    2 甲及び乙は、相手方に対し、反社会的勢力排除のために要した費用及び解除等により被った損害の賠償を求めることができる。

近年の暴力団対策法や地方自治体による条例規制により、反社会的勢力の排除が規定されることが多くなってきています。また、上場審査において、反社会的勢力との取引がある場合には上場することができず反社会的勢力との関係の遮断が重要になりますので、相手方に関係の遮断を要求できること、応じない場合に契約関係を解消できることを規定しておく必要があります。
一般条項として入ってくることが多いのですが、別途覚書(暫定合意書)で詳細な反社会的勢力の排除とその違反の場合の解除権や損害賠償責任を定めて合意することも増えています。

完全合意条項と誠実協議条項

  • 例文
    第○条(完全合意条項)
    本契約は、締結日現在における甲、乙両者の合意を規定したものであり、本契約締結以前に甲、乙間でなされた協議内容、合意事項あるいは一方当事者から相手方に提供された各種資料、申入れ等と本契約の内容とが相違する場合は、本契約が優先するものとする。 第○条(誠実協議条項)
    本契約あるいは個別契約に定めのない事項及び本契約あるいは個別契約の各条項に疑義を生じたときは、両当事者は協議し信義誠実の原則に基づき円満に解決するものとする。

「完全合意条項」は、契約書に書かれていることが当事者間の合意のすべてであるという意味で、契約締結以前に行われた、契約書の合意(書面、口頭を問わず)と異なる合意は基本的に排除されます。 つまり、契約書の内容はそれまでの話合い等に優先することを明確化するための規定です(このことは、問題となり得る事項は全て契約書に記載しなければならないことを意味しますが、とりわけ日本では欧米の契約書より簡略な内容とすることが多いので、安易に完全合意条項を設けるのは危険です)。

これに対して、「誠実協議条項」は、契約上定めのないトラブルが発生したような場合に誠実に協議することを義務づける規定です。ただし、あくまで協議することを義務づけるにすぎず、協議で解決しなければ訴訟等の方法により解決せざるを得ないため、法的には無意味な規定です。 もっとも、この規定を拠り所に協議を持ちかけ、紛争を解決できる可能性も否定できず、契約書の体裁を整えるという役割もあります。そのため、多くの契約書でこのような規定が設けられています。

その他の一般条項

その他の一般条項として、「解除事由」、「解除の効果」、「期限の利益の喪失」、「相殺規定」、「相殺禁止」、「損害賠償の制限」、「個人情報」、「不可抗力」、「残存条項」、「分離性・可分性条項」などがあります。

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押印

押印の意義

契約書は、当事者又はその代理人の署名か押印があるときには、真正に成立したものと推定され(民事訴訟法第228条4項参照)、証拠力が高まります。 したがって、当事者間で例えば、作成名義人による契約書の作成について争いが生じた場合、押印のある契約書は、押印のない契約書に比べて訴訟において、真正に成立したものとして主張し易くなります。

実印と認印

印鑑には、実印と認印が存在します。実印とは、個人の場合は住民登録している市町村役場に印鑑登録をしている印鑑であり、会社の場合は本店所在地の法務局に登録した印鑑をいいます。認印は、印鑑登録していない印鑑をいいます。 認印であっても実印であっても、原則として契約書の効力には影響を与えません。 しかし、契約締結権限者が本当に契約を行ったのかという点で問題となったときには、公的機関が本人の印と証明する実印の方が有効性を肯定されやすいでしょう。 そのため、重要な契約書の締結の際には、実印で押印し印鑑証明書を添付するよう求めた方がよいでしょう。

押印の種類

契約書上の押印には、「消印」「訂正印」「契印」「記名押印」などの種類があります。 「消印」とは、収入印紙が貼付されているときに、印紙の再使用を防ぐために印紙と契約書面に掛けて押印するものです。 「訂正印」とは、契約書の文字を訂正するときに、その上の欄に「削除○字、加入○字」という記載とともに、当事者双方が押印するものです。なお、修正箇所の付近に訂正印を押す方法でも訂正を行うことができます。 「契印」とは、契約書が複数頁にわたるときに、その一体性を明らかにするため頁間で押印するものです。契約書の背を別紙で糊付けしたときは、表紙(1枚目)と裏紙(最後の紙)の切れ目の2箇所に押印します。 「記名押印」とは、契約の当事者が契約締結を証明するために、当事者の氏名の脇に押印するものです。

署名と記名

署名と記名の違いとは

契約書上のサインには、署名と記名が存在します。 署名とは、手書きで自己の名称を記載することをいいます。 一方、記名とは、署名とは異なる方法により自己の名称を記載することをいいます。ワープロやパソコンで記載する方法、ゴム印で記載する方法、他人に書いてもらう方法等も記名にあたります。 記名の場合は、押印がなければ真正な成立、すなわち偽造でないものとはみなされません。 一方で、署名の場合は、押印がなくても真正に成立したとみなされます。 しかし、わが国では「はんこ」を押したことが「承諾した」ことの表れと一般的に考えられているので、署名の場合であっても押印を求めるべきです。

代表取締役のサイン

会社が当事者となる場合には、会社を代表して契約を締結する権限を有する者が契約書にサインをすることが必要になります。会社の代表取締役には法律により会社を代表する権限が与えられているため、多くの場合は代表取締役にサインをしてもらうのが安全であるといえます。

もっとも、部長や課長といった会社の使用人も会社から権限を与えられていれば、契約を締結できます。ただし、このような権限が与えられているかは、通常外部の人間は知ることができません。そのため、普段あまり取引がない会社の部長や課長にサインをしてもらうような場合には、内部の権限規程を確認させてもらうか委任状をもらう等してその契約の締結権限を有しているかを確認した方が安全でしょう。

原本と写し

通常、当事者全員の記名押印等のある契約書(以下、「原本」といいます)を当事者の人数分作成して、それぞれが1通を保管するとされていることが一般的です。

しかし、原本を何通作成するかについても法律上特に決まりがあるわけではなく、当事者の人数が多い場合などには当事者の一部のみが原本を保管し、他の当事者はこれをコピーした「写し」を保管するといった取扱いもあります。

なお、契約書のコピーは、原則として課税文書には該当しません。そのため、原本を1通作成し、当事者の一方がコピーを保有することにすれば、印紙税を節約することができます。この場合の、後文の記載方法は、以下のようになります。

  • 本契約締結の証として、本契約書1通を作成し、甲乙相互に署名又は記名・捺印のうえ、甲が原本を保有し、乙が写しを保有することとする。

ただし、契約書のコピーでも、

・契約当事者の双方又は一方の署名が又は押印があるもの
・正本等と相違ないこと又は写し、副本、謄本等であることの契約当事者の証明(正本等との割印を含む)のあるもの

は、課税文書に該当するので、要注意です。 なお、ここでの「署名又は押印」には、コピー機等で複写された署名又は押印は含まれません。

契約書の体裁

契約書が数枚となるとき

契約書が数枚となるときは、片端をホッチキスでとめて、各ページの間に押印します。この押印は、契約書の一体性を証明するためにされます。 また、同じ契約書を数通作成するときには、それぞれの契約書間で割印を押します。この印は、各契約書の同一性を証明するために押されています。

契約書が多数枚となるとき

契約書が多数枚となるときには、製本(袋とじ・紙とじ)をすることもありますが、製本をすることは法律上特に求められていることではありません。 製本は、片端をホッチキスでとめたうえで、その端を別紙で糊付けする等の方法で作成されます。この場合、契約書の一体性を証明するために、契約書の背表紙と別紙と契約書の境目に契印を押すことが必要です。契約書の各ページに押印する必要はありません。

このように、製本であれば契印は表と裏の2カ所で済みますが、製本されていない場合には、各ページをめくってつなぎ目に契印が必要になります。全10ページの契約書(片面印刷)だと、各当事者はそれぞれ9カ所に契印が必要になります。 契約書が多数枚にわたり、押印する箇所が製本しないときより減る場合には、製本をした方がいいともいえます。

まとめ

契約書の作成にあたっては、形式面において、法律上要求される点が多いわけではありません。 しかし、印紙や押印、署名など、適切な形式で行わなければ、税務上の問題が生じたり、相手方との紛争の元になり得ます。 相手方との契約締結及びその後の取引をスムーズに行うためには、以上の形式面に留意することが重要です。